Directive de procédure : Accès au dossier du travailleur quand la question en litige est au Tribunal

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1.0 Cette directive de procédure :

• traite du pouvoir du Tribunal de donner accès aux renseignements du travailleur à d’autres parties
• examine les principes régissant l’accès aux renseignements du travailleur
• décrit le processus pour obtenir le consentement du travailleur et l’engagement de l’employeur relativement à l’accès au dossier
• explique ce qui se passe quand un travailleur ne consent pas à l’accès
• identifie des situations donnant lieu à un accès restreint

2.0 Pouvoir du Tribunal de donner accès

• 2.1 La Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (Loi de 1997) ne traite pas de l’accès au dossier du travailleur au Tribunal. Le Tribunal a toutefois le pouvoir d’établir sa pratique et sa procédure¹; par la présente directive de procédure, le Tribunal exerce ce pouvoir en ce qui concerne l’accès au dossier du travailleur quand il y a un appel au Tribunal.

3.0 Principe d’accès

• 3.1 La Loi de 1997 indique quand et comment la Commission donne accès aux employeurs et aux travailleurs.² Cette directive de procédure incorpore les principes d’accès contenus dans la Loi. En particulier, le Tribunal reconnaît que les deux parties doivent avoir accès à tous les renseignements pertinents aux questions en appel pour obtenir une audition équitable.
• 3.2 Cette directive de procédure incorpore aussi lorsqu’il y a lieu les principes d’accès contenus dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP). La LAIPVP porte sur l’accès à l’information et sur le droit des particuliers, y compris les travailleurs et les particuliers mentionnés dans les dossiers d’indemnisation, à la protection de leurs renseignements personnels.

4.0 Consentement du travailleur et engagement de l’employeur

• 4.1 Le travailleur doit indiquer sur l’avis d’appel ou sur le formulaire de réponse s’il consent à la divulgation des documents indiqués ci-dessous aux employeurs que le Tribunal considère comme des parties intéressées :
  • son dossier d’indemnisation
  • ses dossiers d’indemnisation connexes
  • tout autre renseignement envoyé au Tribunal
• 4.2 Le travailleur peut consentir à divulguer tous ces documents ou seulement une partie de ces documents. Le travailleur a le droit de passer ses dossiers d’indemnisation en revue avant de consentir à la divulgation.
• 4.3 Quand il participe à un appel, l’employeur reçoit un formulaire d’avis d’appel pour employeurs ou un formulaire de réponse. L’employeur doit alors signer un engagement de non-divulgation pour confirmer :
  • que ni lui ni aucun représentant à son service ne divulgueront les renseignements du travailleur à un tiers qui ne participe pas à l’appel, sauf d’une manière conçue pour empêcher l’identification d’un travailleur ou d’un cas particulier³
  • que les renseignements seront utilisés aux seules fins de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail

5.0 Qu’est-ce qui se passe si le travailleur ne consent pas à la divulgation?

• 5.1 Avant de confier un appel relatif à l’accès à un vice-président pour décision, le Tribunal peut communiquer avec les parties pour voir s’il est possible de régler la question de l’accès par voie de médiation (voir la Directive de procédure : Médiation).
• 5.2 Quand le travailleur ne consent pas à la divulgation de ses renseignements personnels, le Tribunal demande au travailleur et à l’employeur de lui expliquer par écrit pourquoi l’accès devrait ou non être donné.
• 5.3 Les parties peuvent faire des observations sur les questions de savoir :
  • si les renseignements sont pertinents à la question en litige
  • si les renseignements sont préjudiciables au travailleur et, le cas échéant, de quelle manière
• 5.4 Quand le travailleur ne dépose pas d’observations écrites, le Tribunal demande à un vice-président de déterminer si le travailleur a abandonné son objection.
• 5.4.1 Quand le vice-président conclut que le travailleur a abandonné son objection (voir la Directive de procédure : Fermeture de dossiers d’appel par le Tribunal), le Tribunal en informe les parties en leur envoyant une lettre à cet effet signée par le vice-président. Le Tribunal divulgue les renseignements visés 15 jours après la date de cette lettre.
• 5.5 La plupart des appels relatifs à l’accès sont confiés à un vice-président en vue d’un règlement fondé sur l’examen des observations écrites reçues des parties et des documents visés (voir la Directive de procédure : Audition sur documents). Quand un appel soulève des questions exceptionnelles, le Tribunal peut déterminer qu’une audience est nécessaire.
• 5.6 Le vice-président décide si l’employeur devrait ou non avoir accès aux renseignements visés. Dans des circonstances exceptionnelles, le vice-président peut imposer des conditions avant de donner accès. Le Tribunal envoie une décision écrite aux parties.
• 5.7 Quand il décide de donner accès à l’employeur, le Tribunal divulgue les renseignements visés 15 jours après avoir rendu sa décision.

6.0 Autres situations pouvant donner lieu à un accès restreint

• 6.1 Le Tribunal peut identifier des renseignements personnels, tels que ceux énumérés à l’Annexe A (voir ci-dessous), qui ne sont pas pertinents aux questions en litige et qui ne doivent pas être divulgués. Certains renseignements peuvent être exclus quand leur pertinence est supplantée par leur nature délicate ou préjudiciable. Le Tribunal peut ne pas divulguer de tels renseignements et renvoyer la question de leur divulgation à un vice-président pour décision.
• 6.2 Quand il craint que certains renseignements puissent avoir un effet néfaste sur le travailleur s’ils lui étaient divulgués directement, le Tribunal fournit une copie de ces renseignements au médecin traitant du travailleur et il en informe ce dernier ou son représentant. Le Tribunal vérifie auprès du travailleur ou de son représentant si les renseignements ont été divulgués par le médecin traitant.
• 6.3 Si le travailleur s’oppose à cette procédure, ou si le médecin traitant ne divulgue pas les renseignements en tout ou en partie, la question est renvoyée à un vice-président. Le vice-président décide si ces renseignements devraient être divulgués et, le cas échéant, de quelle façon. Le processus énoncé au point 5 s’applique.

Annexe A⁴

• Renseignements que le Tribunal ne divulgue pas
• Le Tribunal ne divulgue habituellement pas les renseignements énumérés ci-après à moins qu’ils soient pertinents à l’appel :
• • documents relatifs aux comptes bancaires personnels (p. ex. : formulaires de dépôt direct, copies de chèques personnels)
  • pièces d’identité (p. ex. : permis de conduire, passeport, carte d’assurance sociale, carte du RAMO, certificats de citoyenneté)