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Sommaire de la rencontre virtuelle avec les parties prenantes — 21 avril 2020

Le 21 avril 2020, la présidente du TASPAAT, Rosemarie McCutcheon, a tenu une rencontre virtuelle avec les parties prenantes relativement aux activités du TASPAAT pendant la pandémie de COVID-19. C’est 213 parties prenantes qui ont participé à cette rencontre par téléconférence. Les questions avaient préalablement été envoyées par courriel à la présidente.

SOMMAIRE

La santé et le bien-être de notre personnel, des décideurs et des parties prenantes constituent la priorité absolue du TASPAAT. Nous sommes engagés à appuyer les mesures provinciales visant à empêcher la propagation de la COVID-19. Parallèlement, nous sommes déterminés à fournir nos services aux parties prenantes en utilisant d’autres moyens de le faire et en innovant dans la prestation de ces services. Le TASPAAT a déployé de grands efforts pour s’adapter aux défis associés à la COVID-19 et à la suspension de ses services en personne.

Cette crise met en lumière ce que nous devons améliorer au TASPAAT, particulièrement en ce qui concerne le dépôt électronique et les communications électroniques avec les parties. Ces projets avaient déjà démarré avant la pandémie de COVID-19 et nous y travaillons avec encore plus d’empressement. Les progrès en ce sens peuvent sembler lents, mais nous devons nous assurer que nos processus de transmission électronique tiennent compte de la nature délicate et confidentielle des renseignements personnels sur la santé contenus dans les dossiers que nous traitons.

AUDIENCES

Le 15 mars 2020, le TASPAAT a décidé de reporter toutes ses audiences en personne à compter du 16 mars 2020, et ce, jusqu’à nouvel ordre, conformément aux récents renseignements reçus du gouvernement de l’Ontario.

Le TASPAAT offre d’autres modes d’audition, tels que les auditions sur documents et les audiences par téléconférence, pour éviter d’ajourner les audiences en personne. Le Service de règlement extrajudiciaire des différends (RED) offre aussi ses services s’il y a lieu. Le TASPAAT tient des audiences par téléconférence avec succès et il recueille les commentaires pour adapter et améliorer la façon dont il les tient.

Les parties prenantes nous ont suggéré d’organiser des conférences téléphoniques préparatoires quand des parties s’opposent à un mode d’audition de rechange pour les aider à s’entendre sur le processus, ou même sur les faits, les questions en appel ou les questions procédurales spécifiques à un dossier. Le TASPAAT est ouvert à cette idée, et le Service de RED est disponible si les parties ont besoin de son assistance.

Le TASPAAT a la capacité de tenir des audiences par vidéoconférence, et il examine les moyens pour offrir ce mode d’audition. Il est toutefois difficile de s’assurer que toutes les parties concernées détiennent la technologie et la capacité nécessaires pour participer également à l’instance. Le TASPAAT continuera de tenir les parties prenantes au courant des progrès réalisés en ce sens.

Conformément à la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence, le TASPAAT a suspendu les délais procéduraux à sa discrétion. Il compte sur le professionnalisme des représentants qui comparaissent au TASPAAT pour déposer leurs documents promptement, selon l’esprit de la loi et en conformité avec leurs obligations professionnelles.

ENVOI DES DÉCISIONS

Le TASPAAT continue à envoyer ses décisions en utilisant des moyens de rechange vu la fermeture temporaire de sa salle du courrier. À l’heure actuelle, il envoie ses décisions par télécopieur et par courriel, par l’intermédiaire de son site Web, ou dans des circonstances exceptionnelles, par messager. Jusqu’à présent, la principale cause de retard de l’envoi de décisions est reliée aux difficultés à joindre les parties pour leur faire savoir que leur décision est prête.

DERNIÈRES NOUVELLES DES SERVICES DU TASPAAT

Service d’information et de technologie (SIT)

Le personnel du SIT a réussi à porter à 228 le nombre de personnes pouvant travailler à distance. Cet exploit a nécessité l’achat de nouveau matériel, de licences d’utilisation et de nouveaux serveurs virtuels, ainsi que des travaux de configuration pour soutenir l’utilisation accrue de la passerelle d’accès à distance.

De plus, l’équipe avait déjà commencé à tester le processus de dépôt électronique des documents du TASPAAT et il poursuit ce travail. Le dépôt électronique de documents implique la réalisation de tests de sécurité très importants compte tenu des obligations découlant du traitement de dossiers contenant des renseignements personnels sur la santé. Il est utile de mentionner que cette fonctionnalité ne sera pas offerte à brève échéance et que le SIT envisage d’utiliser un service encodé de courrier électronique.

Bureau de la vice-présidente greffière (BVPG)

Les membres du personnel du BCJT peuvent continuer à faire des appels et à envoyer des documents par télécopieur même s’ils travaillent à distance. Ils contribuent actuellement aux travaux nécessaires pour remplacer les audiences en personne par d’autres modes d’audition. Ils continuent à transmettre au Service du rôle les dossiers des instances destinées à une audition sur documents, y compris les demandes de prorogation et de réexamen, les objections ainsi que les autres auditions sur documents, quand ils peuvent communiquer avec les parties par télécopieur. Ils continuent aussi à traiter les dossiers ne nécessitant pas d’obtenir ou de transmettre des renseignements médicaux, s’ils peuvent communiquer avec les parties par télécopieur. Ils cherchent des solutions pour pallier les contraintes actuelles en matière de communication. Nous fournirons de plus amples renseignements dès qu’ils seront disponibles.

Le personnel du Service de RED continue de rester en contact avec les représentants et il participe à l’examen des dossiers des instances dont les audiences en personne ont été reportées pour déterminer si un autre mode d’audition est approprié.

Service du rôle

Le Service du rôle communique avec toutes les parties dont les audiences ont dû être reportées depuis le 16 mars 2020 pour leur offrir d’autres modes d’audition tels que les audiences par téléconférence et les auditions sur documents.

Petit à petit, les parties font preuve d’une plus grande ouverture face aux autres modes d’audition pour éviter d’ajourner leur audience, et nous continuons de favoriser cette approche. Nous demandons à tous de communiquer immédiatement avec le Service du rôle si leur date d’audience est concernée.

Bureau de la conseillère juridique de la présidente (BCJP) et Bureau des conseillers juridiques du Tribunal (BCJT)

Les équipes juridiques du BCJP et du BCJT ont entrepris plusieurs projets à l’appui des mesures d’adaptation nécessaires pour poursuivre les activités, notamment la rédaction de documents d’information sur le processus décisionnel et l’étude de différents modes d’envoi des décisions respectant nos obligations en matière de protection de la vie privée et de la confidentialité.

Service des ressources humaines et de l’administration

Le Service des ressources humaines et de l’administration examine de près la situation entourant la COVID-19, et ce, depuis janvier 2020. Il continue d’assurer la communication interne avec le personnel et de demeurer en contact avec le ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences ainsi qu’avec les différents ordres de gouvernement. Il a aussi pris diverses mesures pour assurer la santé et la sécurité du personnel, des décideurs et des parties prenantes. Enfin, il est en contact avec le personnel des services d’immeubles au sujet des modifications à apporter au bâtiment.

Service des finances et de la paye

Face à l’évolution de la situation, l’équipe du Service des finances et de la paye s’est efficacement adaptée en travaillant à distance pour poursuivre les activités du TASPAAT.

QUESTIONS DES INTERVENANTS

Au nombre des questions soulevées, mentionnons : la transmission de renseignements relatifs aux appels ; les communications avec les parties ; les modes d’audition de rechange ; la poursuite du traitement de certains types d’appels. Il a aussi été question des processus d’envoi des décisions, de l’attente prévue pour les audiences en personne après la pandémie de COVID-19 et des audiences qui étaient prévues en juin et en juillet. Pour rester au courant des processus actuels, veuillez consulter le site Web du TASPAAT.