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Guide pratique pour les représentants et les parties — Audiences par téléconférence — Révisé le 15 juin 2020

Le TASPAAT a cessé de tenir des audiences en personne conformément aux mesures provinciales visant à empêcher la propagation de la COVID-19. Il offre toutefois des audiences par audioconférence, des audiences par vidéoconférence et des auditions sur documents pour ne pas retarder indûment le règlement des instances dont il est saisi. Le TASPAAT est tenu de remplir son mandat légal et de minimiser les retards injustifiés en réglant les questions relevant de sa compétence malgré les circonstances sans précédent entourant la pandémie de COVID-19.

Avec la collaboration de tous les participants, les audiences par téléconférence servent de solution de rechange équitable, fiable et rapide, et elles permettent de pallier l’absence d’audiences en personne. Les procédures décrites dans le présent guide visent à assurer la poursuite des instances et à maintenir l’accès à la justice pendant cette crise nationale de santé publique. Ce guide est susceptible de modifications en fonction des contraintes liées à la pandémie de COVID-19.

Ce guide contient des conseils pratiques relatifs aux téléconférences pour les :

(1) conférences préparatoires à l’audience
(2) requêtes
(3) appels

Ce guide sert de complément aux directives de procédure existantes du TASPAAT. Il se veut souple, et il s’applique à toutes les nouvelles instances ainsi qu’aux instances dont l’instruction avait débuté avant la pandémie de COVID-19. Il est nécessaire de faire preuve de souplesse pendant cette période. Le TASPAAT collabore donc avec les parties pour adapter ses modes d’audition aux circonstances particulières à chaque cas. C’est toutefois au vice-président ou comité saisi de l’instance qu’il incombe de déterminer la forme de l’audience ou de la conférence préparatoire.

Pendant toute audience du TASPAAT, les parties et les représentants sont tenus de respecter toutes les directives de santé publique, y compris celles concernant l’éloignement physique, pendant la pandémie de COVID-19.

Le TASPAAT est conscient que les parties et les représentants peuvent subir des interruptions quand ils participent aux audiences par téléconférence de leur domicile. Il les incite donc à demander une pause au besoin.

Avant l’audience

  1. Renseignements nécessaires pour participer à une audience par téléconférence

Les audiences par audioconférence sont tenues par téléphone, par l’entremise du système d’audioconférence de la fonction publique de l’Ontario (SAFPO).

Les audiences par vidéoconférence sont tenues par l’entremise du SAFPO pour le volet audio et de Zoom pour le volet visuel. En cas de problèmes techniques avec Zoom, le vice-président ou comité a le pouvoir discrétionnaire de convertir la vidéoconférence en audioconférence afin de pouvoir tenir l’audience comme prévu.

Le Service du rôle envoie un avis d’audience aux parties dès que possible avant la date prévue pour l’audience par téléconférence. Le TASPAAT recourt au SAFPO pour organiser ses audiences par téléconférence.

L’avis d’audience comprend des renseignements importants, tels que la date et l’heure du début de l’audience, et les instructions pour se connecter et participer à l’audience par téléconférence.

Pour des raisons de confidentialité, il est important de ne pas divulguer les renseignements d’accès à la téléconférence à quiconque n’est pas en droit d’y participer.

  1. Assistance du TASPAAT

Audioconférence : Pour toute question concernant le fonctionnement des audioconférences, les participants peuvent communiquer avec la coordonnatrice des audiences chargée de leur dossier avant l’audience. Les coordonnatrices des audiences fournissent leur numéro de téléphone aux parties lorsqu’elles planifient l’audioconférence et elles leur rappellent de conserver leur numéro en cas de besoin avant l’audience.

Si les participants ont de la difficulté à joindre la coordonnatrice des audiences chargée de leur dossier, ils peuvent communiquer avec le centre téléphonique à distance du TASPAAT au 416 436-8378 ou au 1 888 618-8846, entre 8 h et 17 h du lundi au vendredi.

Vidéoconférence : Des membres du personnel communiquent avec les participants avant les audiences par vidéoconférence pour les aider à utiliser Zoom. Ils pourraient aussi tester le logiciel avec les parties avant la date de l’audience. Pour ce faire, les parties et les représentants doivent fournir leur numéro de téléphone et leur adresse courriel au TASPAAT. Le TASPAAT fournit le numéro de conférence et le mot de passe Zoom pour le volet visuel de l’audience.

S’ils le désirent, les représentants et les parties peuvent aussi tester Zoom avant l’audience sur le site zoom.us/test.

Les audiences débutent habituellement à 9 h 30 ou à 13 h 30. Veuillez être prêt 30 minutes avant l’heure de l’audience pour vous assurer que : le matériel de téléconférence fonctionne ; que la salle est installée de façon appropriée ; qu’il n’y a pas de problème de connectivité.

  1. Confidentialité et sécurité des vidéoconférences Zoom

Le TASPAAT conseille aux participants de consulter les conditions d’utilisation de Zoom sur le site Web de Zoom avant leur audience.

Pour favoriser la confidentialité et la sécurité des audiences par vidéoconférence, le TASPAAT a établi plusieurs mesures de protection. Quand les participants se connectent à la conférence Zoom, ils entrent dans une salle d’attente virtuelle. Une fois que l’audience débute et que toutes les parties ont confirmé leur présence, l’animateur Zoom (habituellement le vice‑président) admet seulement les participants à l’audience. Le volet audio de l’audience provient de l’audioconférence, et non de Zoom, pour plus de sécurité.

Pour améliorer davantage la confidentialité et la sécurité, un certain nombre de fonctions Zoom sont désactivées, telles que le partage d’écran, l’enregistrement audio et vidéo et le clavardage. Le TASPAAT a également pris des mesures supplémentaires de protection pour les audiences par vidéoconférence : les données sont chiffrées et elles sont hébergées au Canada.

Il existe toujours un faible risque pour la sécurité des renseignements personnels communiqués à une audience par téléconférence. Au début de telles audiences, le vice-président ou comité rappelle aux parties que, même s’il ne peut pas garantir la sécurité ni la confidentialité absolue des renseignements divulgués à une audience par téléconférence, le TASPAAT fait des efforts raisonnables pour protéger la vie privée des parties et pour établir des mesures visant à renforcer la sécurité.

  1. Préparation des représentants et des participants

Pour les audiences par audioconférence, les parties et les représentants devraient s’assurer d’avoir tous les outils nécessaires à leur participation, notamment un téléphone fonctionnel. Les participants qui utilisent un téléphone cellulaire devraient avoir leur chargeur de téléphone à portée de main.

Pour les audiences par vidéoconférence, les parties et les représentants devraient s’assurer d’avoir tous les outils nécessaires à leur participation, notamment un accès à Internet haute vitesse, un chargeur d’ordinateur portable au besoin et un ordinateur avec webcam ou un téléphone intelligent. Les participants qui utilisent des ordinateurs portables devraient avoir leur cordon d’alimentation à portée de main. Pour le volet audio de l’audience, les parties et les représentants devraient s’assurer d’avoir accès à des téléphones fonctionnels et, s’ils utilisent des téléphones cellulaires, d’avoir leur chargeur à portée de main.

  1. Internet haute vitesse : Les parties doivent avoir accès à un service Internet haute vitesse à large bande, ou haut débit, avec fil ou sans fil (3G, 4G ou LTE). Les connexions filées sont recommandées.
  2. Téléphone intelligent ou ordinateur avec webcam : Les parties devraient tester la qualité visuelle de leur webcam avant l’audience. Parmi les webcams haute définition testées par Zoom, mentionnons : Logitech C930e ; Brio ; PTZ Pro ; Microsoft LifeCam HD3000.
  3. Téléphone fonctionnel : Les participants devraient s’assurer d’avoir accès à un téléphone qui leur permet de joindre le SAFPO. Ils peuvent composer le numéro de l’audience en utilisant leur téléphone intelligent tout en utilisant Zoom. Il est important de se connecter à la conférence téléphonique avant de se connecter sur Zoom. Le TASPAAT conseille aux participants d’utiliser un casque d’écoute avec microphone intégré tout au long de l’audience. Si les parties n’ont pas de casque d’écoute, elles peuvent utiliser la fonction haut‑parleur. Les participants qui utilisent des téléphones cellulaires doivent s’assurer que leur téléphone est adéquatement chargé et que leur chargeur est à portée de main.   

Le TASPAAT conseille aux participants d’utiliser un téléphone filaire si possible pour profiter de la meilleure qualité sonore. Pour les participants qui se servent d’un téléphone cellulaire, il est préférable d’utiliser un casque d’écoute avec microphone intégré pour réduire l’écho et assurer la meilleure qualité sonore possible. Ces participants doivent mettre leur téléphone cellulaire en mode silencieux, pour éviter que les alertes sonores nuisent au déroulement de l’audience, et ils devraient avoir un chargeur de téléphone à portée de main ou être près d’un ordinateur. Les participants doivent éviter d’utiliser la voix par protocole Internet. Pendant une audience par vidéoconférence, les participants devraient fermer tous les logiciels inutiles sur leur ordinateur et réduire au minimum le nombre d’appareils connectés à leur Internet.

Les participants devraient savoir comment désactiver leur microphone pour favoriser la qualité sonore de l’audience. À l’audience, on rappelle aux participants de désactiver leur microphone lorsqu’ils ne parlent pas. Les téléphones cellulaires ont une fonction intégrée de désactivation du microphone.

Pour les audiences par vidéoconférence, il est à noter qu’il est possible de voir un plus grand nombre de participants en utilisant un appareil muni d’un plus grand écran :

Appareil

Nombre de participants visibles

Téléphone intelligent

4

Chromebook

4

iPad

9

Ordinateur personnel ou MacBook

20 à 25


Les parties ou leur représentant, s’il y a lieu, doivent s’assurer d’avoir accès au dossier de cas (en format papier ou électronique). Pour des raisons de confidentialité, le vice-président ou comité et les participants ne peuvent pas utiliser la fonction de partage d’écran Zoom pendant l’audience, car elle sera désactivée.

Il est conseillé de participer aux audiences par téléconférence dans une pièce calme et privée. Les parties et les représentants, et tout autre témoin devraient aussi se trouver dans un tel environnement pendant l’audience par téléconférence. Les participants devraient s’assurer que les conditions d’éclairage et audio sont adéquates. Les participants ne devraient pas : s’asseoir devant une source de lumière, ce qui pourrait nuire à l’image de la caméra et empêcherait de les voir correctement ; changer d’emplacement pendant la vidéoconférence, sans obtenir l’autorisation du vice-président ou comité, puisque de tels déplacements sont dérangeants ; utiliser les arrière-plans virtuels de Zoom durant la vidéoconférence puisqu’ils peuvent déformer l’image de la caméra. Le TASPAAT demande aussi d’identifier tout observateur au début de toutes ses audiences. Même si les observateurs sont permis, ils devraient être identifiés au début de l’audience et tous les témoins doivent faire leur déposition sans aide.

À l’audience par vidéoconférence, les participants devraient porter une tenue appropriée (décontractée et soignée). Les lunettes de soleil ne sont pas permises, sauf pour des raisons médicales.

Le TASPAAT demande aux participants de s’abstenir de manger ou de fumer pendant l’audience, mais ils peuvent boire de l’eau. Si un participant désire manger ou fumer, il peut demander une pause. Les participants devraient faire attention aux bruits faits par leur clavier quand il tape, et ils doivent éviter les bruits dérangeants tels que les froissements de papier.

Les participants ne devraient pas s’éloigner de leur écran ou désactiver leur caméra pendant l’audience par vidéoconférence, sauf si le vice-président ou comité le demande. Comme leur caméra est toujours active lors de l’audience, tous les participants devraient faire attention à leurs expressions faciales et à la position de leur main.

  1. Demandes d’adaptation visant les audiences

Le TASPAAT continue à fournir des mesures d’adaptation à ses audiences, comme il le faisait avant la pandémie de COVID-19. Comme il est indiqué dans sa Politique d’accessibilité pour les services à la clientèle qui se trouve dans la section « Accessibilité » de son site Web, le TASPAAT examine les demandes d’adaptation individuellement et fait tous les efforts raisonnables pour y répondre.

Les demandes d’adaptation visant les audiences peuvent être faites n’importe quand au cours du processus d’appel. Si la date d’audience n’a pas encore été fixée, les parties peuvent communiquer avec la personne chargée du dossier ou avec le centre téléphonique du TASPAAT. Si la date de l’audience a déjà été fixée, les parties peuvent communiquer avec la chef de l’administration du rôle.

Les demandes d’adaptation devraient être faites dès que possible et devraient inclure tous les renseignements pertinents disponibles — le TASPAAT veille à protéger les renseignements personnels de ceux qui demandent des adaptations. Pour en savoir plus, veuillez consulter la politique et la section du site Web susmentionnées.

  1. Préparation des clients

Les représentants doivent préparer leur client longtemps avant la date de l’audience, comme ils le font habituellement, sauf qu’ils le feront probablement par téléphone ou par vidéoconférence.

Les représentants doivent expliquer le déroulement des audiences par téléconférence à leur client. Ils devraient aussi s’assurer que leur client a accès à un ordinateur avec webcam ou à un téléphone cellulaire pour leur audience par vidéoconférence, et à un téléphone fonctionnel pour leur audience par audioconférence.

Les participants devraient être disponibles au moins cinq minutes avant le début de l’audience pour être contactés aux numéros de téléphone qu’ils ont fournis au Service du rôle du TASPAAT, lesquels sont indiqués dans l’avis d’audience.

Les parties et les représentants devraient suivre les instructions énoncées dans l’avis d’audience du TASPAAT pour se connecter à la téléconférence.

Tous les participants devraient se rendre sur le site Web de Zoom (zoom.us) et se connecter à la vidéoconférence à l’aide des renseignements fournis par le TASPAAT. Les participants seront admis à la vidéoconférence par l’animateur Zoom, ce qui activera le volet visuel de l’audience.

En cas de problèmes techniques avec Zoom, le vice-président ou comité a le pouvoir discrétionnaire de poursuivre l’audience par audioconférence.           

Pendant l’audience

  1. Justice naturelle

Comme toutes les audiences du TASPAAT, les audiences par téléconférence respectent les principes de justice naturelle, et toutes les parties ont la possibilité de se faire entendre et de participer pleinement. Au début de l’audience, le vice-président ou comité décrit le déroulement de l’audience aux parties. Les audiences se déroulent généralement comme suit : remarques préliminaires du vice-président ou comité ; déclarations préliminaires des représentants ; interrogatoire des témoins ; dernières observations des représentants. Le vice-président ou comité rend sa décision par écrit à une date ultérieure.

  1. Confirmation de l’identité des participants

Au début de l’audience par téléconférence, le vice-président ou comité pose une question d’identification aux parties à l’instance, telles que le travailleur, pour confirmer leur identité et il peut aussi en poser une aux autres participants. En ce qui concerne les témoins qui ne sont pas des parties à l’appel, c’est le représentant qui appelle le témoin qui doit confirmer leur identité.

  1. Communications efficaces pendant l’audience

Les participants devraient parler un à la fois. Quand plus d’une personne prend la parole en même temps, il peut être difficile d’entendre. Le tout deviendra plus facile avec la pratique.

Le TASPAAT demande aux participants de s’identifier quand ils prennent la parole.

Les appareils inutilisés devraient être éteints et les bruits de fond devraient être minimisés (éteindre la radio, la télévision, etc.). Il se peut que les participants aient à désactiver leur microphone lorsqu’ils ne parlent pas pour favoriser la qualité sonore de la téléconférence.

Le TASPAAT comprend que les représentants et les parties pourraient vouloir s’entretenir en privé lors de l’audience. Les audiences à distance posent des défis particuliers pour ce type d’entretien. Les participants devraient donc demander une pause s’ils ont besoin d’un entretien privé et utiliser leurs propres lignes téléphoniques à cette fin.

Conformément à l’article 5.4 du Code de déontologie et à la règle 4.03 du Code de déontologie des parajuristes du Barreau de l’Ontario, les représentants ont des responsabilités lorsqu’ils communiquent avec les témoins qui comparaissent. Il n’est pas permis de s’entretenir en privé au sujet des témoignages donnés lors de l’interrogatoire principal ou du contre-interrogatoire, ni d’échanger des textos, des courriels ou de discuter à ce sujet pendant les pauses.

  1. Dossier de cas à l’audience

Le vice-président ou comité a accès au dossier de cas relatif à l’instance, et ce, en format papier ou électronique. Les participants devraient s’assurer de mentionner le numéro de page quand ils font référence à un document au dossier de cas. Pour des raisons de confidentialité, le vice-président ou comité et les participants ne peuvent pas utiliser la fonction de partage d’écran Zoom pendant l’audience, car elle sera désactivée.

Conformément à la pratique habituelle, dans les cas où une partie est représentée, le TASPAAT envoie seulement les documents au dossier au représentant. Si un représentant désire faire référence à un document pendant le témoignage d’un témoin, il peut le faire de la manière suivante :

(1) identifier le document (numéro de page, auteur, date, contexte)
(2) lire mot pour mot l’extrait du document en question
(3) si un interprète est présent, il interprétera les mots lus à haute voix

  1. Enregistrement de l’audience

Le TASPAAT enregistre ses audiences comme il le fait habituellement. Les représentants et les parties ne devraient pas enregistrer l’audience. Les participants ne sont pas autorisés à prendre des photos ou des captures d’écran de l’audience par vidéoconférence.

  1. Objections

Le représentant peut soulever une objection ou poser une question en tout temps de façon respectueuse, tout comme il le ferait pendant une audience en personne, des façons suivantes :

Le vice-président ou comité peut exclure un témoin de l’audience pendant qu’il traite une objection. S’il s’agit d’une audience par audioconférence, on demandera au témoin exclu de se déconnecter de l’audioconférence. Le téléphoniste le rappellera par téléphone pour qu’il se reconnecte à l’audience, ou il se reconnectera en composant le numéro de la téléconférence au moment préalablement indiqué par le vice-président ou comité.

S’il s’agit d’une audience par vidéoconférence, on demandera au témoin exclu de se déconnecter de l’audioconférence, et le vice-président ou comité le mettra en attente dans la salle d’attente virtuelle de Zoom. Le téléphoniste le rappellera par téléphone pour qu’il se reconnecte à l’audioconférence (ou il se reconnectera en composant le numéro de la téléconférence au moment indiqué), et le vice-président ou comité l’admettra à nouveau à la vidéoconférence Zoom.

Témoins

Comme à une audience en personne, si une partie appelle plusieurs témoins, les témoins doivent témoigner individuellement et ils ne peuvent pas écouter le témoignage des autres témoins (le vice-président ou comité peut faire exception à cette règle à toute audience). Comme d’habitude, les parties (le travailleur ou l’employeur, ou les deux) font exception à la règle et restent en ligne pendant le témoignage des autres témoins.

En pratique, ceci veut dire que les témoins ne devraient pas être ensemble et qu’ils devraient être seuls dans la pièce pendant leur témoignage. La caméra et le téléphone des témoins doivent demeurer actifs pendant leur témoignage, à moins d’instructions contraires. La caméra doit être bien positionnée pour permettre au vice-président ou comité de voir clairement les témoins (leur visage au complet).

Si une partie a plusieurs témoins qui se trouvent dans des lieux différents, chaque témoin sera contacté séparément. Le représentant est chargé de contacter les témoins quand c’est leur tour de témoigner et il doit s’assurer qu’ils savent comment se connecter à l’audience par téléconférence.

Observateurs

En général, les parties peuvent inviter un observateur, mais tout observateur doit être identifié au début de l’audience par la partie ou le représentant. S’il y a un observateur, le vice-président ou comité rappelle aux représentants et aux parties que les témoignages des témoins doivent se faire sans aide.

Pour en savoir plus, veuillez consulter la Directive de procédure : Qui peut assister à une audience du TASPAAT.

Nouveaux documents

À l’heure actuelle, les comités et vice-présidents ne sont pas en mesure de recevoir et d’accepter de nouveaux documents le jour d’une audience par téléconférence. Pour des raisons de confidentialité, le vice-président ou comité et les participants ne pourront pas utiliser la fonction de partage d’écran Zoom pendant l’audience, car elle sera désactivée.

Une partie qui considère important de soumettre un nouveau document doit donc le faire après l’audience. Le vice-président ou comité consignera ses instructions relatives au dépôt du document dans un mémoire consécutif à l’audience. Le personnel du TASPAAT transmettra ces instructions aux représentants ou parties concernées. Les parties et les représentants devraient déterminer si le document est d’une importance telle qu’il justifie des travaux consécutifs à l’audience, car cela ajouterait une étape supplémentaire à l’instruction de leur appel ou requête. Les parties et les représentants devraient soumettre les nouveaux documents dès que possible avant la date de l’audience.

Pour en savoir plus, veuillez consulter la FAQ au sujet du processus décisionnel du TASPAAT.

Pauses

Le vice-président ou comité indique habituellement quand les pauses auront lieu. Les représentants et les parties peuvent toutefois en demander une au besoin. À une audience par audioconférence, les participants doivent se déconnecter au début de la pause, et ils seront contactés à nouveau par le téléphoniste pour se reconnecter à la fin de pause, ou ils devront composer le numéro de l’audioconférence fourni par le vice-président ou comité pour se joindre à nouveau à la conférence téléphonique.

Pour les audiences par vidéoconférence, les participants doivent se déconnecter de la conférence téléphonique au début de la pause, et le vice-président ou comité les mettra dans la salle d’attente virtuelle Zoom. Le vice-président ou comité pourrait demander à une partie de désactiver sa caméra sur Zoom pendant la pause (en cliquant sur « Arrêter la vidéo »).

Zoom Stop Video Button
Zoom Video Button

À la fin de la pause, le téléphoniste contactera les participants à nouveau par téléphone pour les relier à l’audioconférence, ou ils devront joindre la conférence téléphonique eux-mêmes à l’aide des renseignements fournis par le vice-président ou comité. À la fin de la pause, les participants dans la salle d’attente virtuelle sont réadmis à la vidéoconférence Zoom.

Le vice-président ou comité s’assurera que les parties ont conservé le numéro fourni pour se reconnecter à la fin de la pause. Sinon, le téléphoniste contactera les parties à nouveau pour les reconnecter à l’audience.

Pendant les pauses, les participants devraient avoir leur téléphone à portée de main puisqu’un téléphoniste pourrait les appeler pour les reconnecter à l’audience à la fin de la pause.

Pendant les pauses, les participants ne devraient pas se déconnecter de Zoom. Le vice-président ou comité les placera plutôt dans une salle d’attente virtuelle. Généralement, le vice-président ou comité ne se déconnecte pas non plus de Zoom lors des pauses.

Si vous perdez la connexion pendant une audience

Les participants ne devraient pas s’en faire s’ils éprouvent des difficultés techniques ou s’ils sont déconnectés pendant une téléconférence. Un participant qui perd la connexion pendant une audience par audioconférence devrait rester près du téléphone, car le téléphoniste tentera de le rappeler au numéro qu’il a fourni au Service du rôle. Le participant peut aussi tenter de rétablir la connexion lui-même en composant le numéro fourni par le vice-président ou comité au début de l’audience, et que le Service du rôle lui aura aussi fourni préalablement (le cas échéant). Les participants devraient s’identifier à nouveau lorsqu’il se reconnecte à l’audience par téléconférence.

S’ils perdent la connexion Zoom pendant l’audience, les participants devraient tenter de se reconnecter à l’audience en retournant sur le site Zoom.us à l’aide des renseignements initialement fournis (numéro de conférence et mot de passe).

Nous ferons tout en notre possible pour rétablir la connexion à l’audience. En cas de problèmes techniques avec Zoom (volet vidéo), le vice-président ou comité a le pouvoir discrétionnaire de poursuivre l’audience par audioconférence.

Nous remercions les participants à l’avance pour leur patience et leur compréhension dans l’éventualité d’interruptions et de difficultés techniques.